Gestores de operações em escritórios de advocacia e contabilidade raramente têm uma equipe de TI dedicada. Contudo, são exatamente eles que precisam garantir que todos os colaboradores tenham equipamento funcionando, sem travar o trabalho jurídico ou contábil que sustenta o negócio. Portanto, qualquer problema de hardware recai diretamente sobre quem cuida da operação.
As dores específicas de TI em escritórios
Primeiramente, é importante reconhecer que escritórios de serviços têm um perfil operacional diferente de empresas de tecnologia ou indústria. Assim, as dores de TI também são diferentes:
Alta rotatividade de colaboradores: estagiários, assistentes e associados entram e saem com frequência. Portanto, o ciclo de compra, formatação e entrega de equipamento se repete constantemente.
Times distribuídos: colaboradores em home office, em clientes ou em outras unidades precisam de suporte remoto e logística ágil. Contudo, a maioria dos escritórios não tem estrutura para isso.
Sem equipe de TI interna: quem resolve problema de notebook travando frequentemente é o próprio gestor de operações, ou um colaborador que “entende um pouco de computador”. Consequentemente, horas produtivas são desperdiçadas.
Máquinas que não acompanham as ferramentas: sistemas jurídicos, ERPs contábeis e ferramentas de assinatura digital têm requisitos crescentes de hardware. Além disso, videoconferências simultâneas com clientes exigem máquinas estáveis.
Por que o modelo de compra não escala nesses ambientes
Quando o escritório cresce, seja abrindo uma nova unidade, contrata um grupo de estagiários para uma safra ou ganha um cliente grande que exige mais equipe, a infraestrutura de TI precisa crescer junto. Todavia, com modelo de compra, esse crescimento exige:
Aprovação de orçamento emergencial.
Processo de compra, entrega e configuração que pode levar semanas.
Risco de comprar mais do que o necessário, gerando equipamento parado.
Além disso, quando a demanda cai, por exemplo, em fim de um contrato grande, saída de colaboradores, os equipamentos comprados ficam ociosos. Portanto, o capital investido fica imobilizado sem retorno.
O que escritórios de alta performance fazem diferente
Escritórios que estruturaram bem sua TI geralmente têm em comum:
Equipamento padronizado por perfil de função, pronto para uso imediato.
Processo de onboarding de colaborador que inclui máquina configurada desde o primeiro dia.
Suporte técnico com ponto único de contato, sem depender de improviso interno.
Capacidade de aumentar ou reduzir o parque conforme o volume de trabalho.
Consequentemente, a equipe foca no trabalho jurídico ou contábil, não em resolver questões de hardware.
Com locação, o escritório contrata infraestrutura como serviço. Assim, quando um novo colaborador chega, o equipamento já está configurado com os softwares necessários e pronto para uso. Além disso, quando o colaborador sai, o equipamento é devolvido. Sem planilha de inventário desatualizada nem máquina acumulando poeira no armário.Além disso, é possível entregar em qualquer estado do Brasil, inclusive diretamente para o colaborador em home office. Portanto, escritórios com equipes distribuídas resolvem logística sem precisar de estrutura interna para isso.Por fim, o custo mensal previsível facilita o planejamento financeiro do escritório. Algo especialmente relevante para sócios e gestores que precisam de previsibilidade no fluxo de caixa para honrar folha, impostos e despesas fixas.
O próximo passo
Se você gerencia operações em um escritório e ainda resolve problemas de notebook no improviso, vale fazer uma simulação simples: some o tempo gasto com TI operacional no último mês, multiplique pelo custo-hora da equipe envolvida e compare com o custo mensal de uma locação estruturada.Consequentemente, o resultado quase sempre surpreende e justifica a mudança de modelo.Quer entender como funcionaria na sua operação?Fale com um especialista
