Comprar ou alugar equipamentos de TI? Veja a melhor opção para o seu negócio.

Indiscutivelmente, toda empresa precisa de uma infraestrutura de equipamentos que permitam o desenvolvimento da atividade comercial. À partir daí, avaliaremos as vantagens e desvantagens da entre comprar ou alugar equipamentos de TI. Levaremos em conta o custo total de aquisição, possíveis ganhos em produtividade e economia direta relacionados à locação.

Com o avanço tecnológico que observamos nas últimas décadas, não basta levar em conta somente a viabilidade financeira de cada processo candidato à terceirização. Também deve ser levado em conta os impactos em produtividade e segurança que o serviço contratado trará ao negócio.

O serviço de locação pode ser oferecido de diversas maneiras. O que será discutido toma como referência os serviços oferecidos pela Aluga.com: locação de equipamentos de T.I. com logística e suporte de TI.

Qualquer processo candidato à terceirização, em uma avaliação inicial pode passar por um framework de decisão simplificado.

As perguntas relevantes a serem feitas para a locação de equipamentos de TI são:

1. A terceirização é necessária, ou estamos falando de uma possível vantagem estratégica?
2. A terceirização impacta a utilização plena sobre o equipamento alugado?
3. Há alguma vantagem na economia imediata em relação à aquisição?
4. A economia em gestão e manutenção dos equipamentos justifica o valor pago ao longo prazo?
5. O SLA de manutenção e contratação de novos equipamentos é rápido o suficiente comparado ao de fornecedores de compra?

Máquinas de modelos antigos deixam de ser produzidas para dar lugar a máquinas mais eficientes. Igualmente, softwares evoluem em conjunto ao hardware. Por exemplo, o Windows 1.0 precisava de 256kb de memória RAM, enquanto o Windows 10 de 64 bits requer 2gb. A depreciação esperada de um notebook é de 20% ao ano, refletida no valor da compra que pode ser deduzido do imposto de renda. Mas na realidade, muitos negócios preferem atualizar equipamentos a cada 1 ou 2 anos, evitando ao máximo a perda de produtividade.

Com isso em mente, a vantagem inicial da locação é não se preocupar com o upgrade e troca de equipamentos no fim de sua vida útil. Mesmo que para consumidores finais isso não ter importância, empresas precisam definir processos de manutenção e aquisição, e alguém gerenciando isso ativamente. A locação permite a troca de equipamentos que exigem manutenção, upgrade para máquinas atualizadas e contratar novos equipamentos de forma mais rápida e eficiente do que a compra. Isso tudo exige algumas horas de trabalho a cada mês. Quanto maior o tamanho do parque de máquinas, mais tempo isso leva.

Além disso, a locação é perfeita para esse cenário de upgrade de equipamentos a cada 1 ou 2 anos. Em contratos anuais, oferecemos a opção de renovação com desconto, ou upgrade dos equipamentos com preços atualizados.

Além da facilidade em contratar mais equipamentos, a locação oferece a opção de diminuir o estoque. Isso torna o investimento na locação muito mais seguro do que a compra. Esse ponto é extremamente relevante para empresas que trabalham com projetos. Por exemplo, Aluga.com atende vários clientes dos setores engenharia industrial, desenvolvimento de softwares e consultorias que se beneficiam desse ponto.

De acordo com um estudo da SquareTrade feito com 30.000 notebooks e netbooks em 2009, 5% dos notebooks de modelos de entrada apresentaram defeito no primeiro ano, e 20% nos primeiros 3 anos de uso. A durabilidade depende muito do modelo e forma que o equipamento é usado, mas a necessidade de manutenção sempre vai existir.

Caso um equipamento que você comprou apresente defeito você precisa acionar a garantia. Quando os equipamentos são comprados em loja e a garantia de balcão não expirou, é um processo rápido que pode ser resolvido no mesmo dia se o modelo ainda tiver em estoque. No entanto, para compras em volume, o valor da compra em revendedor se torna relevante.

Quando os equipamentos são comprados diretamente com fornecedores, o acionamento da garantia pode ocorrer de duas formas: suporte on-site, ou por correio/transportadora. Manutenção on-site tende a ter o mesmo prazo que o nosso: 1 dia útil. Quando o fornecedor não oferece a manutenção on-site, o processo consiste em enviar os equipamentos para a análise, e aguardar o envio da transportadora. Nesse caso, é um processo burocrático e leva por volta de 10 dias úteis.

Como dito acima, oferecemos manutenção permanente de qualquer problema de hardware e software de equipamentos alugados com agendamento em até 6 horas úteis. Se o problema impedir o uso do equipamento, trocamos ele em até 1 dia útil, mas na maioria das vezes no mesmo dia. Nossos processos são muito mais rápidos do que acordos comuns de compra.

Além disso, fornecemos a logística de entrega, retirada e manutenção em todas as nossas locações para empresas. Dessa forma, os riscos de transporte dos equipamentos são assumidos por nós, e é algo a menos para o seu negócio se preocupar.

Economia em investimento é um dos pontos mais importantes ao justificar a viabilidade do outsourcing de qualquer serviço.

O capital disponível para o investimento nos equipamentos é um fator importante para qualquer negócio. No entanto, empresas já consolidadas não se beneficiam tanto dessa economia imediata se já possuírem em caixa o capital necessário para a aquisição e cobertura de imprevistos

Essa economia em investimento é relevante para empresas em crescimento rápido, pois o capital que seria investido nos equipamentos será investido imediatamente em outra área mais próxima ao core business. Além disso, as parcelas fixas da locação são um ponto de venda ainda maior para essas empresas, pois facilitam a gestão financeira, reduzem imprevistos, podendo reduzir também a necessidade de contratar funcionários pro setor financeiro.

Adicionalmente, as parcelas de locação podem ser contabilizadas como custo operacional para empresas que pagam seus impostos em regime de lucro real.

Na Aluga.com, oferecemos também licenças de Office e seguro a preço de custo no mesmo plano de recorrência de contratos de equipamentos. Isso proporciona comodidade adicional sobre a gestão desses serviços adicionais, se forem necessários ao seu negócio.

Muitos negócios têm necessidades específicas sobre a utilização dos equipamentos. Um exemplo disso é a imagem do sistema operacional a fim de economizar tempo para deixar ele pronto para uso. Isso é uma necessidade comum de empresas grandes, e algo que fazemos com certa frequência.

O que não é permitido, no entanto, é abrir a máquina e alterar as peças, ou realizar upgrades por conta própria. Isto é, todas as alterações de hardware devem ser contratadas com a locadora.

Outra consideração para empresas que trabalham com funcionários em home office é o prazo de atendimento em locais distantes. Todas as empresas de locação que oferecem a logística focam em cidades grandes como São Paulo e Rio de Janeiro. No entanto, empresas com funcionários em home office espalhados por todo o Brasil não se beneficiam dessa agilidade de logística.

De acordo com esse estudo no Scielo, levando em conta somente o que é relevante para locação de equipamentos de TI, as dificuldades mais comuns enfrentados ao terceirizar um processo dentro da empresa seriam:

• Dificuldade de manter uma relação de parceria;
• Disparidade entre a expectativa e o serviço prestado;
• Gasto excessivo de tempo e energia na gestão da locação;

Como sempre, o interesse da contratada é sempre atender o máximo de clientes o possível. Em contratos dessa natureza, o cliente sempre assume um risco de receber um serviço inferior ao esperado. A estratégia adotada pela maioria das empresas é iniciar a locação com poucos equipamentos e um contrato mensal.

Concluiremos listando as vantagens e desvantagens da locação.

Vantagens:

• Agilidade no processo de contratação, manutenção e atualização;
• Economia relacionadas à gestão dos equipamentos, manutenção e compra;
• Acesso à equipamentos bons sem necessidade de gastos elevados com investimento, da mesma forma que um parcelamento;
• Possibilidade de aumentar e diminuir o estoque de acordo com necessidades e projetos específicos.

Desvantagens:

• O valor da locação excede o custo do equipamento em 1 ou 2 anos, dependendo do prazo do contrato.
• Se a economia em gestão e agilidade não excederem os de um fornecedor de compra, parcelamento ou arrendamento pode ser mais interessante.
• Falta de compromisso da contratada pode ser um problema difícil de ser reparado, dependendo do prazo do contrato;
• Todo tipo de terceirização envolve a comunicação entre a contratante e a contratada. Em alguns casos, essa comunicação pode ser menos eficiente do que a comunicação interna.

É possível encontrar qualquer tipo de equipamento de T.I. para locação comercial, e várias formas diferentes de oferecer esse serviço.

A Aluga.com atende mais do que 300 clientes, com mais de 5.000 equipamentos em locação nesse momento. Churn rate para clientes de locações de longo prazo quase zero, e um atendimento frequentemente elogiado por nossos clientes.

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